FibuWin 7 Buchungsjournal Import/Export
Excel Import
Menü: Datei > Ab Excel einlesen
Buchungen können hier ab Excel (.xlsx) oder aus einer CSV-Datei (Trennzeichen ; oder ,) eingelesen werden. Vor dem Import müssen die Spalten im Excel mit den Spalten im Importfenster der FibuWin übereinstimmen. Die ungenutzten Spalten können in der FibuWin nach rechts verschoben werden. Beim Schliessen des Fensters gehen unverbuchte Änderungen verloren. Die erste Zeile im Excel ist für den Titel gedacht und wird nicht eingelesen.
Die eingelesenen Zeilen können vor dem Verbuchen im Fenster noch bearbeitet werden.
Mit F6 kann die gewünschte Excel Datei ausgewählt werden
F9 überträgt die Buchungen ins Buchungsjournal. Fehlerhafte Zeilen werden rot markiert und es wird nichts übertragen, bis alle Fehler behoben sind.
Weitere Funktionstasten
| Taste | Funktion |
|---|---|
| F2 | Neue Zeile anfügen |
| F3 | Aktuelle Zeile löschen |
| F4 | Wert aus der Vorzeile übernehmen |
| F5 | Auswahl (Konto, Kostenträger, MwSt-Code, Datum, Betrag mit Rechner, neue Belegnummer) |
| F10 | Soll und Haben tauschen |
| F11 | Saldo des Kontos anzeigen (in Spalte Soll oder Haben) |
| F12 | Buchungen zusammenfassen (siehe unten) |
Buchungen zusammenfassen (F12)
Mit einem Klick auf F12 öffnet sich ein Menü mit zwei Einträgen:
Buchungen zusammenfassen
Fasst Zeilen zusammen, die in allen Gruppierungsfeldern übereinstimmen. Das ist praktisch, wenn ein Kassensystem oder ein anderes Programm jeden Einzelverkauf als eigene Zeile liefert, im Buchungsjournal aber nur eine Sammelbuchung pro Beleg erscheinen soll.
- Betrag und Menge werden addiert.
- Alle übrigen Felder (z.B. Buchungstext) werden aus der ersten Zeile der Gruppe übernommen.
- Die Zeilen werden danach nach den Gruppierungsfeldern sortiert.
- Das Zusammenfassen kann nicht rückgängig gemacht werden. Bei Bedarf die Datei mit F6 neu einlesen.
Im Beispiel werden die drei Zeilen "Hofladen Verkauf Äpfel" von Beleg K-0301 zu einer Buchung über 136.50 (Menge 39) und die zwei Zeilen von Beleg K-0302 zu einer Buchung über 56.00 zusammengefasst. Der Süssmost bleibt eine eigene Buchung, weil das Haben-Konto anders ist. Aus 9 Zeilen werden 6:
Gruppierungseinstellungen
Legt fest, welche Felder übereinstimmen müssen, damit Zeilen zusammengefasst werden.
- Links stehen die verfügbaren Felder, rechts die Felder der Gruppierung.
- Mit > wird ein Feld in die Gruppierung übernommen, mit < wieder entfernt.
- Mit den Pfeilen /\ und \/ wird die Reihenfolge (Sortierung) geändert.
- Übernehmen speichert die Einstellung. Sie gilt für alle Benutzer.
- Standard: BELEGNR (Beleg), DATUM, SOLL, SMWSTCD (Soll MwSt), HABEN, HMWSTCD (Haben MwSt).
- Betrag und Menge können nicht gewählt werden, sie werden immer addiert.
Tipp: Soll der Buchungstext für die Zusammenfassung eine Rolle spielen (z.B. Äpfel und Birnen auf demselben Konto getrennt halten), TEXT1 in die Gruppierung übernehmen.
Problembehandlung
Bei manchen Excel Versionen muss folgende Erweiterung von Microsoft installiert werden: AccessDatabaseEngine.exe