pd Auftrag Debitoren
Debitorenbuchhaltung
Zahlungen/Gutschriften abbuchen
Manuell
Offene Belege:
Auf der 1. Seite werden alle offenen Belege des gewählten Kunden angezeigt. Sind zu einem offenen Beleg schon Teilzahlungen vorhanden, werden diese in der unteren Tabelle angezeigt.
| F2 | neuer Beleg mit Beleg-Total 0 wird angelegt. Auf diesen Beleg kann dann eine Akonto-Zahlung auf den entsprechenden Zahlungsort erfasst werden. |
|---|---|
| F3 | falls eine Teilzahlung mit der Maus aktiviert wurde, und diese noch nicht in die Fibu verbucht ist (Verbuchungs-Nr. ist leer) und es sich nicht um eine Gutschrift-Abbuchung handelt, kann sie mit F3 gelöscht werden. |
| F9 | Sammel-Zahlung erfassen-> es werden alle offenen Rechnungen aufgelistet Rest= Zahlungsbetrag-Summe der Beträge
Damit die Sammel-Zahlung gespeichert werden kann, muss der Rest 0 sein. Dies kann erreicht werden, indem mit |
| F10 | bei Fremdwährungsrechnungen kann der Kurs der Zahlung an den effektiven Vergütungskurs der Bank angepasst werden. |
Zahlung
Bei der manuellen Zahlungserfassung müssen folgende Angaben gemacht werden:
| Zahlungs-Datum | Datum des Zahlungseingangs |
|---|---|
| Zahlungs-Ort | Zahlungsort (Bank, Kasse, etc.), muss nur definiert sein, wenn im Feld Zahlungs-Betrag ein Betrag erfasst wird |
| Zahlungs-Betrag | Eingegangener Zahlungsbetrag |
| Skonto | eventuelle Differenz zum Rechnungsbetrag kann als Skonto erfasst werden, um den Beleg auszugleichen |
| Gutschrift | vorhandene Gutschriften können zum Belegausgleichen verwendet werden |
Mit dem Knopf „Zahlung speichern“ kann die Zahlung gespeichert werden.
Erledigte Belege
| F3 | Eine falsch erfasste Zahlung kann auf der Seite erledigte Belege wieder gelöscht werden, solange sie noch nicht in die Fibu verbucht wurde. |
|---|---|
| F10 | bei Fremdwährungsrechnungen kann der Kurs der Zahlung an den effektiven Vergütungskurs der Bank angepasst werden. |
ESR-Direktverbuchung
ESR-Dateien können automatisch verarbeitet werden. Auf dem Protokoll werden alle Zahlungen der Datei aufgeführt. Zahlungen können folgende Zustände haben:
- Beleg nicht gefunden: Beleg wurde noch nicht in die Debitoren verbucht
- Differenz: Zuviel oder Zuwenig bezahlt.
Falls Zuviel bezahlt wurde, wird aus der entsprechenden Rechnung automatisch eine Gutschrift (Akonto-Zahlung). Diese kann verwendet werden, um andere offene Rechnungen auszugleichen.
Falls Zuwenig bezahlt wurde, müssen Sie selber entscheiden, ob der Restbetrag als Skonto-Differenz ausgebucht oder ob der Beleg offen bleiben soll.
- Referenz ungültig: ESR-Datei entspricht nicht den Angaben beim gewähl-ten Zahlungsort
Einstellungen:
- Zahlungsort: kann unter „Codelisten/Mandantendaten“ unter ESR-Angaben definiert werden.
- Dateiname: kann unter „Codelisten/Auftragsbearbeitungs-Codelisten / Zahlungsorte“ beim entsprechenden Zahlungsort hinterlegt werden
Vorsicht:
Eine ESR-Datei darf nur ein 2. mal eingelesen werden, wenn beim 1. Lauf keine Differenzen ausgewiesen wurden! Belege mit Differenzen bleiben offene Belege. Wird die ESR-Datei ein 2. mal eingelesen, wird bei allen offenen Belegen die entsprechende Zahlung ein 2. mal angelegt!
Zahlungskonditionen mutieren
Wenn nach der definitiven Verbuchung eines Beleges mit einem Kunden eine ande-re Zahlungsfrist vereinbart wird, kann dies im Programmteil ‚Zahlungskonditionen mutieren‘ angepasst werden.
Mahnungen
Für Rechnungen, die über die Zahlungsfrist hinaus nicht bezahlt werden, können automatisch Mahnungen gedruckt werden. Dabei stehen verschiedene Mahnstufen (1-4) zur Verfügung.
Mahnungen können über den gesamten Bestand oder nur für einen einzelnen Kun-den ermittelt werden.
| F3 | Einzelne Kunden aus Mahnlauf löschen |
|---|---|
| F7 | alle markieren |
| F8 | Mahnungen drucken |
| F9 | Liste der zu mahnenden drucken |
| F12 | Mahnzähler für die gedruckten Mahnungen erhöhen |
Kontoauszug
Die Ausgabe des Kontoauszuges erfolgt in Briefform. Sie zeigt einem Kunden in einer übersichtlichen Aufstellung alle noch offenen Belege.
Debitoren-Bewegungsliste
Über einen beliebig wählbaren Zeitraum kann hier eine Auswertung erstellt werden, aus der alle Debitoren-Bewegungen (Belege und Zahlungen) eines Kunden ersichtlich sind.
Offene Posten Liste
Die Offene-Posten-Liste gibt Auskunft über alle noch nicht ausgeglichenen Belege. Die Auswertung kann auf drei unterschiedliche Zeitpunkte bezogen werden:
| OP-Liste aktuell | Alle aktuell offenen Posten |
|---|---|
| OP-Liste per Fälligkeit | Alle bis zu einem frei wählbaren zukünftigen Datum fälligen Belege |
| OP-Liste per Stichdatum | Alle an einem frei wählbaren vergangenen Datum offene Belege |
| F8 | Ausdruck der Offen-Posten-Liste (Sortierung erfolgt gemäss der Sortierung auf der Tabelle, diese kann über ein Maus-Links-Klick auf der Spaltenüberschrift gewählt werden. |
| F10 | Total aller Offen-Posten |
Zins-Berechung
Zinssätze Soll / Haben anlegen
- Auftragsbearbeitungs-Codelisten → Zahlungskonditionen/VZins
Ab Datum und die jeweiligen Zinssätze eingeben
Einleitungstext für Zinsabrechnung anlegen
- Codelisten → Mandantendaten → Mahntexte → Bereich: Verzugszinstext
Wird eventuell durch einen festen Text im Layout ersetzt.
Zinsabrechnungen erstellen
- Debitoren → Zinsberechnung
- Datum per und Zahlungen berücksichtigt bis einstellen. In der Regel 31.12. xx
- Soll-Zins buchen ab
- Haben-Zins buchen ab
- Belegart: gem. Definition = Zinsabrechnung
- Zahlungskonditionen: Soll 30 T, Haben 0T
- Weiter
- Zinsliste drucken F9
- Zinsabrechnungen drucken F8
- Zinslisten und nötigenfalls Zinsabrechnungen kontrollieren
- Alle zu korrigierende ZR auf der gedruckten Liste mit entsprechenden Bemerkungen versehen
- Ev. für Korrekturen Zahlungskonditionen mutieren, diese Kunden aus der Bildschirmliste mit F4 entfernen
- Kunden mit Fehlern in der ZR mit F4 aus der Bildschirmliste entfernen
- Ev. Kunden, für welche z.B. eine andere Zinsgrenze gewählt werden soll, mit F4 aus der Bildschirmliste entfernen
- Bereinigte Liste mit F7 markieren und mit F12 verrechnen
- Kunden mit Korrekturen einzeln nach Name abrechnen, mit entsprechend eingestellten Zinsgrenzen und Zahlungskonditionen (diese können auch in der ZR selber anders eingestellt werden, Feld Zahlungskonditionen)
Rechnungen/Gutschriften drucken
- Auftrag → Belege ausgeben
- Belegart RE05 → OK
Belege Drucken
- Datum anpassen im oberen Fensterbereich einstellen
- F8 → Belege drucken
- Im Fenster Belegdatum anpassen nochmals einstellen, Datum einsetzen → OK
Gedruckte Rechnungen/Gutschriften mit Zinsabrechnungen löschen
Gedruckte, noch nicht verbuchte Rechnungen/Gutschriften von Zinsabrechnungen können immer noch gelöscht werden. → Beleg im Fakturierprogramm löschen mit F3.
Um eine neue, korrigierte Zinsabrechnung zu drucken muss in den Kundendaten das Feld „Letzte VZ-Datum“ auf das Datum vor der Zinsabrechnung zurückgestellt werden.
Auf diese Weise kann auch jederzeit eine Zinsabrechnung aus einer beliebigen Periode erneut gedruckt werden.
Zahlungsjournal
Liste aller eingegangenen Zahlungen in einem frei wählbaren Zeitraum inkl. Zusammenfassung pro Zahlungsort.
MwSt.-Abrechnungen
Abrechnung der Mehrwertsteuer nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgeld. Alle verbuchten Belege und Zahlungen werden berücksichtigt.
Buchungen Finanzbuchhaltung
Alle verbuchten Belege und erfassten Zahlungen müssen von Zeit zu Zeit in die Fibu übertragen werden. Dabei sollte der selektionierte Zeitraum immer das ganze aktuelle Buchungsjahr umfassen, damit keine Buchungen vergessen gehen:
Kontierung neu ermitteln: mit diesem Schalter können die Fibuverbuchungen anhand der aktuellen Einstellungen bei den Produkten neu ermittelt werden. Dieser Schalter muss nur im Ausnahmefall gesetzt werden.
Alle noch nicht in die Fibu verbuchten Belege des gewählten Zeitraumes werden in einer Tabelle aufgeführt:
| Buchungen detailliert | alle Buchungssätze detailliert |
|---|---|
| Sammelbuchung | pro Tag und Buchungssatz eine Buchung |
| Rekap | Saldoveränderung aller beteiligte Konten |
| F12 | Buchungsdatei für die Fibu wird erstellt. Dabei wird automatisch ein Datei-name vorgeschlagen. Falls die Sicht Buchungen detailliert aktiv ist, werden alle Buchungssätze einzeln in die Fibu übertragen, ansonsten werden Sammelbuchungen generiert. |
Alle verbuchten Belege erhalten danach die entsprechende Journalnummer.
| F8 | Ausdruck des Journals |
|---|---|
| F6 | beliebige Journal-Nummer kann noch einmal aufgerufen werden |
Umsatz-/Absatzzahlen LJ/VJ aktualisieren
Dieser Menupunkt darf erst ausgeführt werden, wenn alle Belege des aktuellen Jahres verbucht, und noch keine Belege des neuen Jahres verbucht wurden!