Lobu 9: Mitarbeiter

Verwendung

Der Reiter Mitarbeiter dient zum Erfassen von neuen Mitarbeiter und für Mutationen. Hier werden die Stammdaten des Mitarbeiters gepflegt.

Verwaltung

Die Mitarbeiter können über das Hauptmenü Lohn in der Gruppe Datenerfassung unter dem Menüpunkt Mitarbeiter aufgerufen und verwaltet werden.

Mitarbeiter erfassen

Es muss zwischen Neueintritten und Wiedereintritten unterschieden werden, weil die Höchstlohnberechnungen innerhalb eines Jahres korrekt abgewickelt werden müssen.

Wiedereintritt

Um einen Wiedereintritt zu erfassen, muss einer bestehenden Person eine neue Anstellung mit dem Datum des Wiedereintritts hinzugefügt werden. Dies ist im Mitarbeiterstamm unter Allgemein / Anstellungen zu finden. Gegebenenfalls dass Kennzeichen Aktiv überprüft/erneut gesetzt werden. Anschliessend müssen die bereits hinterlegten Daten kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden.

Neueintritt

Bei einem Neueintritt ist es empfohlen, die Daten ab einer bestehenden Person zu kopieren. Dazu sollte eine Person mit ähnlicher Einstellung verwendet werden (ebenfalls im Monatslohn/Stundenlohn, gleiche Abteilung, ...). Zusätzlich müssen die Stammdaten zur Person erfasst werden.

Untermonatiger Eintritt

Von einem untermonatigen Eintritt spricht man, wenn ein Mitarbeiter nicht am ersten Tag des Monats die Arbeitstätigkeit aufnimmt, sondern an einem beliebigen Tag im Verlaufe des Monats. Lohn, Ferien sowie weitere Sozialversicherungsangelegenheiten werden anteilig berechnet. Beim Register "Lohn" der Lobu 9 kann unter der Rubrik "Mitarbeiter" das genaue Eintrittsdatum des entsprechenden Mitarbeiters mutiert werden.

Wichtig zu beachten ist hier, dass das Eintrittsdatum möglichst rasch eingepflegt wird. So werden Unregelmässigkeiten in der Lobu 9 vermieden.

Wenn es sich um einen Neueintritt oder um einen untermonatigen Eintritt handelt, klicken Sie auf den "+"-Button.

Name, Vorname, Versicherten Nr, Geburtsdatum, Geschlecht	Angaben des neuen Mitarbeiters. Falls Versicherten Nr noch nicht bekannt ist, kann für die Erfassung "unbekannt" angeklickt werden
Eintrittsdatum	Eintrittsdatum des Mitarbeiter, auch frühestmöglicher Beginn für die Lohnabrechnung
Daten ab Vorlage kopieren	Falls angewählt, kann ab ausgewählten Mitarbeiter die Daten übernommen werden.

Allgemein

Nummer	Automatische Vergabe der Mitarbeiternummer (alternativ kann über das "Schloss" eine eigene Nummer vergeben werden
Kurzbezeichnung, Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Versichertennummer, Geschlecht	Angaben des Mitarbeiter
Aktiv	gibt an, ob Mitarbeiter aktiv ist
Ein- / Austritt	Frühst- / Spätmöglichstes Datum für Lohnabrechnungen
Lohnsperre	Wenn aktiv, kann kein Lohn erstellt werden Kann in der Mitarbeiterkonfiguration in der Lasche Allgemein deaktiviert werden.

Adresse

Adress-Zusatz, Strasse, Postfach, Lokalität, Land	Adressangaben Mitarbeiter
Plz/Ort, Gemeinde Nr, Kanton	Auswahl/Suche über die "...", Gemeinde Nr und Kanton werden dabei übernommen
Tel Geschäft, Tel Privat, Natel Fax Email	Kontaktangaben des Mitarbeiters
Lohnabrechnung per Email	Wenn aktiviert, kann Lohnabrechnung an die eingetragene Mailadresse gesendet werden.
E-Mail	Hier kann die E-Mail-Adresse des jeweiligen Mitarbeiters hinterlegt werden, falls ein Versand der Lohnabrechnung via Mail gewünscht wird
Lohnabrechnungspasswort	Bei einem Versand der Lohnabrechnung via E-Mail, benötigt der entsprechende Mitarbeiter ein Verschlüsselungspasswort (aus Sicherheitsgründen). Dieses Passwort muss dem Mitarbeiter ausgehändigt werden und kann beim Pfeil-Symbol nebendran jederzeit abgeändert werden

Zusätzliche Angaben

Sprache, Nationalität	Auswahlfelder
Aufenthaltskategorie, ...gültig ab, ...gültig bis	Notwendige Angaben bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern
Heimatort, Geburtsort, Steuernummer	informativ

Doppelbesteuerungsabkommen

Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) vermeiden die doppelte Besteuerung und erleichtern den grenzüberschreitenden Wirtschaftsverkehr. Sie begrenzen die Quellensteuern, die von den Vertragsstaaten maximal vereinnahmt werden können (sog. Residualsteuer) oder schliessen die Besteuerung im Quellenstaat völlig aus. Grenzgänger aus Frankreich und Italien sind hier zu melden.

...melden ab	Datum erfassen
Heimatort, Geburtsort, Steuernummer, Telework/Home Office	Notwendige Angaben bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern

Foto

Foto des Mitarbeiters, welches bei Bedarf hinterlegt werden kann

Allgemein

Lohnabrechnungsgruppe, Mitarbeitergruppe, Mitarbeiterfunktion	Auswahlfelder
Lernend	Wenn aktiviert, gilt der Mitarbeiter als Lehrling
Allgemeine Bemerkungen	Textfeld

Anstellungen

Verlauf der Anstellungen. Neues Anstellungsverhältnis (=Wiedereintritt) kann mithilfe des "+" erstellt werden

Pflichtigkeiten

AHV-Code	Auswahlmöglichkeit zwischen pflichtig, nicht pflichtig, Rentner und Nicht pflichtig (Sonderfall)
AHV-Rentner-Freibetrag	Bei Verzicht auf den AHV-Rentner-Freibetrag muss diese Auswahl deaktiviert werden. Der Verzicht muss durch den/die Arbeitnehmer:in beantragt werden. Ein unterjähriger Wechsel (ausser beim Renteneintritt) ist nicht zugelassen.
ALV-Code	Auswahlmöglichkeit zwischen pflichtig, nicht pflichtig und Nicht pflichtig (Sonderfall) Rentner:innnen werden auf Nicht pflichtig gesetzt. Nicht pflichtige Sonderfälle können bspw. Familienmitglieder bei Landwirtschaftsbetrieben in Einzelfirmen sein.
UVG-Personengruppe	Falls mehrere Personengruppen für den Bereich UVG gebildet wurden, kann hier eine Zuordnung gemacht werden.
UVG-Code	Zuordnung zu Berufsunfall (BU) und Nicht-Berufs-Unfall (NBU). nicht pflichtig (0) - Dieser Code kann bspw. bei Verwaltungsratsmandaten verwendet werden. BU + NBU mit NBU-Abzug (1) - Der Person wird der NBU-Beitrag belastet. BU + NBU ohne NBU-Abzug (2) - Das Unternehmen übernimmt den NBU-Beitrag. nur BU versichert (< 8 Wochenstunden)
UVGZ-Code	Zuordnung zu den Zusatzversicherungen Unfall, falls vorhanden.
KTG-Code	Zuordnung zu der Krankentaggeld-Versicherung, falls vorhanden.
BVG-pflichtig	Angabe zur BVG-Pflicht. Die Eintrittsschwelle muss manuell überprüft werden. Auswahlmöglichkeit zwischen pflichtig, nicht pflichtig und pflichtig (Rentner). Nicht pflichtig sind Personen, die das Eintrittsalter noch nicht erreicht haben, der Verdienst unterhalbe BVG-Eintrittsschwelle liegt, oder die pensioniert sind. Pflichtig (Rentner) sind Personen, die das Pensionierungsdatum überschritten haben und eine überobligatorischen Weiterführung möchten.
Berechnungs-Art	Je nach Berechnungs-Art, ändern sich die Felder für die Definition des Abzuges. pro rata ab Tabelle Prozent Der Abzug wird ab der BVG-Basis abzüglich erfasstem Koordinationsabzug und mit den manuell erfassten Prozentsätzen ermittelt Monatsbeitrag Der monatliche Beitrag (Arbeitnehmer-Beitrag und optional Arbeitgeber-Beitrag) wird manuell in den entsprechenden Feldern erfasst Monatsbeitrag ab Tabelle Mit dem erfassten BVG-Jahreslohn wird die jährliche Basis ermittelt und gemäss Tabelle der erwartete Jahresbeitrag berechnet. Dieser wird anschliessend gleichmässig auf die Monate verteilt. Für die Ermittlung der Beiträge müssen die BVG-Codes zugeordnet werden und in den Betriebsparameter die entsprechenden Tabellen hinterlegt sein. Beitrag manuell BVG-Nummer Für die Person können die zugeordneten BVG-Nummern erfasst werden. Je nach Pensionskasse, wird keine Nummer erfasst oder es werden ein bis mehrere Nummern pro Person erfasst. Die Nummern werden bei der BVG-Lohnmeldung verwendet und werden in den Berechnungsarten "Monatsbeitrag ab Tabelle" und "Prozent ab Tabelle" verwendet, um die Abzüge zu ermitteln.
Auszahlung 13. / 14. Monatslohn	Anspruch und Art der Auszahlung Nicht auszahlen Für Mitarbeiter im Monatslohn die den 13. Monatslohn zb. im November ausbezahlt erhalten, ist diese Einstellung für die restlichen Monate Auszahlung pro Rata Für Mitarbeiter im Stundenlohn, die monatlich einen Anteil ausbezahlt erhalten. Auszahlung bis Ende Jahr/Anstellung Für Mitarbeiter im Monatslohn die den 13. Monatslohn zb. im November ausbezahlt erhalten, ist diese Einstellung für den Auszahlungsmonat zu wählen. Dadurch werden auch die künftigen Monate bis Ende Jahr/Anstellung einberechnet. Kein Anspruch Wenn der Mitarbeiter keinen Anspruch auf einen 13. Monatslohn hat (zB während der Probezeit).
Auszahlung Ferienguthaben / Auszahlung Feiertagsentschädigung	Anspruch und Art der Auszahlung. Im Monatslohn liegt die "Auszahlung Ferienvergütung" auf Rückstellen und es besteht kein Anspruch auf Feiertagsentschädigung. Im Stundenlohn ist der Anspruch mit dem %-Satz einzugeben.
Quellensteuer-pflichtig	Aktivieren, falls der entsprechende Mitarbeiter quellensteuerpflichtig ist
Taggeld-Nettolohnausgleich	Der Betrag dieser Lohnart bezieht sich auf die Verminderung des Bruttolohnes, welche notwendig ist, damit der Nettolohn, der dem Mitarbeiter auszuzahlen ist, unter Einbezug der Taggelder, nicht höher ausfällt als wenn er nicht abwesend gewesen wäre.

Zusätzlich zu den Angaben unter Lohn / Mitarbeiter / Pflichtigkeiten müssen analog auch die Daten unter Lohn / Lohnabrechnung / Pflichtigkeiten gepflegt werden.

Verwaltung BVG-Tabellen - Verwaltung BVG-Codes

Familie

Unter der Familie, werden die Kinderzulagen, Notfallkontakte und falls Quellensteuerpflichtig auch der Tarif-Code ermittelt

Zivilstand, Gültig ab, Alleinerziehend	Angaben zum Zivilstand
Nachname, Vorname, Versicherten Nr, Geburtsdatum	Angaben zum Partner
Notfallkontakte	Name, Telefon 1-3, Bemerkung zur Notfallkontaktperson

Kinder

Damit die Kinderzulagen auf der Lohnabrechnung verrechnet werden, muss in der Mitarbeiterverwaltung unter dem Register Familie das Kind hinzugefügt (+) werden.

Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Versichertennummer	Angaben zum Kind
qst-rel.	Aktivieren, falls quellensteuerpflichtig
qst-von, qst-bis	Zeitraum der Quellensteurplichtigkeit

Kinderzulagen

Zusätzlich zur Erfassung des Kindes wird direkt unterhalb die Kinderzulage hinzugefügt (+) mit dem Auszahlungskanton und der Auswahl Kinderzulagen, Ausbildungszulagen oder Geburtszulagen. Je nach Kanton wird ab dem dritten Kind ein anderer Betrag ausbezahlt. Unter dem Register Lohn wird eine weitere Lohnart Kinderzulage hinzugefügt, der Betrag wird direkt gezogen.

Bei einem Kantonswechsel aufgrund Umzug wird zuerst die aktuelle Zulage zeitlich abgegrenzt. Danach wird eine neue Zulage ab Zeitpunkt Folgemonat eröffnet.

Aktiv, Kind	Zulage Aktiv, Auswahl des Kindes
von, bis	Dauer der Zulage, muss zwingend immer am 1. des Monats starten.
Kanton	Auswahl Kanton
Typ	Art der Zulage
Betrag	Höhe der Zulage
Erstmalige Auszahlung	Datum der ersten Auszahlung
Verbucht bis	Zulagen bezahlt bis

Wenn die beiden erwerbstätigen Elternteile in verschiedenen Kantonen arbeiten, erhält der Elternteil die Zulagen, der im Kanton arbeitet, in dem das Kind wohnt. Wenn der andere Elternteil in einem Kanton arbeitet, in dem die gesetzlich festgelegten Zulagen höher sind, kann er eine Differenzzahlung beantragen. Diese wird wie eine normale Zulage eingepflegt, jedoch wird der Betrag übersteuert und mit dem Betrag der Differenzzahlung ergänzt.

Tritt die Fehlermeldung "FAK-Zulage ist keiner Lohnart zugeordnet" auf, so müssen im Betriebsparameter die Lohnarten unter Stammdaten / Parameter / FAK eingepflegt werden.

Lohn/Gehalt

Vertrag	Auswahl der Vertragsart
Lohn ab Gehalt
Basis-Monatslohn / Pensum in %	Angaben zu Lohn und Pensum. Der Monatslohn in gelb wird direkt berechnet.
13. Monatslohn	Auswahl der passenden Auszahlung. Nicht auszahlen , Auszahlen pro Rata der 13. Monatslohn wird mit Ansatz 8.3333% monatlich ausbezahlt, Auszahlen (bis Ende Jahr/Anstellung), Kein Anspruch
14. Monatslohn	Auswahl der passenden Auszahlung. Nicht auszahlen , Auszahlen pro Rata, Auszahlen (bis Ende Jahr/Anstellung), Kein Anspruch

Lohnteile

Lohnart	Auswahl der Lohnart
Anzahl, Ansatz, Betrag	Legt die Anzahl Löhne (in der Regel 1), den prozentualen Ansatz und den Lohnbetrag fest
FibuKonto	Möglichkeit zur Übersteuerung des Standarkonto, welches im Lohnartenstamm definiert ist.
Lohnart-Text	Möglichkeit zur Übersteuerung der Bezeichnung der Lohnart

Auszahlung

Auszahlungswege

Über das "Plus-Zeichen" kann ein Auszahlungskonto angelegt werden. Es können gleichzeitig mehrere Konten angelegt werden

Detail Auszahlungsweg

Bezeichnung	Freier Text
Typ, IBAN, Währung	Notwendige Angaben zum Bankkonto wie IBAN-Nummer oder Bankkonto-Art
Name	Kontoinhaber, bzw. in der Regel der Arbeitnehmer
Verwende akt. Adresse	Falls aktiviert, wird die aktuell eingetragene Adresse des Arbeitnehmers übernommen
Mitteilung, End To End Id, Notiz	Allfällige Mitteilungen, welche an den Zahlungsempfänger gerichtet werden können

Auszahlungsregeln

Auszahlungsregeln	pro Mitarbeiter können mehrere Regeln definiert werden

Wenn eine Lohnpfändung besteht, werden zuerst beide Konten (Auszahlungswege) hinzugefügt. Im Anschluss werden die beiden Auszahlungsregeln definiert. In der Praxis gibt es oft folgende Fälle:

Der Mitarbeitende erhält monatlich einen festgelegten Betrag, der Rest wird dem Betreibungsamt überwiesen.	Fixbetrag Betrag Mitarbeitender / Restbetrag Betrag Betreibungsamt
Das Betreibungsamt erhält monatlich einen festgelegten Betrag, der Rest wird dem Mitarbeitenden überwiesen.	Fixbetrag Betrag Betreibungsamt / Restbetrag Betrag Mitarbeitender

Quellensteuer (nur bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern)

Damit die Quellensteuer korrekt abgerechnet wird, müssen diverse Felder gepflegt werden.

• Zusätzliche Angaben Aufenthaltskategorie hinterlegen
• Kinder qst-rel und Daten einfügen
• Reiter Lohnabrechnung / Quellensteuer sollten Daten korrekt angezeigt werden
• Reiter Lohnabrechnung / Zusätzliche Angaben sollte Aufenthaltskategorie korrekt angezeigt werden
• Reiter Mitarbeiter / Quellensteuer:

Einstufung	Allgemeine Angaben, welche quellensteuerrelevant sind
Aufenthalt	Grundsätzlicher Aufenthaltsort des qst-relevanten Mitarbeiters. Der Wohnsitz kann entweder im Ausland sein (Grenzgänger), oder aber auch in der Schweiz. Aufenthalt in der Schweiz kann vielseitig sein (Wochen- oder Monatsaufenthalt oder Aufenthaltsbewilligung B)
Berechnung	Allgemeine Angaben bezüglich der Quellensteuer-Berechnung. Hier können nebst der Berechnungsart auch noch weitere Angaben zum Beschäftigungsgrad gemacht werden
Angaben zum Ehepartner	Allgemeine Angaben zum Ehepartner, bzw. Zivilstand
Weitere Angaben	Weitere Angaben zur Beschäfitungsart, Konfession, Aufenthaltskategorie, Nationalität und Geburtsort

Arbeit

Details Anstellung

Lohn ab Gehalt	Auswahlfelder zwischen generieren und nicht generieren
Vertrag	Hier wird die Vertragsart bestimmt und es kann zwischen einer Vielzahl von Verträgen gewählt werden.
Auszahlung 13. / 14. Monatslohn	Anspruch und Art der Auszahlung (pro rata oder jährlich)
Beruf	Der entsprechende Beruf des Mitarbeiters kann hier erfasst werden
Berufliche Stellung	Auswahlmöglichkeit bezüglich einer allfälligen Kaderfunktion
Verwandt	Ein allfällig familiäres Verhältnis zum Arbeitnehmenden
Verliehenes Personal	Gibt an, ob es sich beim besagten Mitarbeiter um einen vermittelten, bzw. ausgeliehenen Arbeitgeber handelt
Ferientage / Jahr bei 100%	Die Anzahl Ferientage, welche dem Arbeitnehmer zustehen

Arbeitsort

Arbeitsort	Falls das Unternehmen mehrere Sitze hat, kann hier zwischen einem Haupt- und Nebensitz ausgewählt werden
Unregelmässige Beschäftigung	Kann ausgewählt werden, falls ein Mitarbeiter kein festes Pensum hat
Pensum in %	Prozentuales Arbeitspensum
Stunden pro Woche	Hier müssen die Anzahl Stunden pro Woche eingepflegt werden

Fibu/Bebu

Es besteht pro Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Aufteilung auf Kostenträger (in %) und / oder verschiedene Lohnarten auf ein anderes in der Finanzbuchhaltung zu buchen.

Lohnausweis

Möglichkeit für Zusatzangaben für den Ausdruck auf dem Lohnausweis. Beispielsweise muss bei einem Aussendienstmitarbeitenden der Anteil an Aussendiensttätigkeit definiert werden, ob eine Kantine oder Lunch-Checks zur Verfügung stehen und ob mehrere Lohnausweise (bei einem Wiedereintritt im selben Jahr) vorhanden sind.

Abwesenheiten

Abwesenheiten können hier verwaltet werden.

Abwesenheitsgrund	Auswahl
Von, Bis
Tage	automatisch berechnet
Anrechnung (%)	Abwesenheit in %
Bemerkung	Freie Bezeichnung

Kontakte

Datum, Kontakt Art, Kontakt Grund, Kontakt Ergebnis	Auswahlfelder
Betreff, Notizen	Freie Bezeichnung
Dokumente	Hinzufügen von Dokumenten

Schicht-Nachtarbeitszeugnisse

Möglichkeit zum Eintragen von Schicht- und Nachtarbeitszeugnissen. In das entsprechende Feld wird das Ablaufdatum des Zeugnisses eingetragen. Es kann eine Übersicht aller aktuellen Zeugnisse ausgegeben werden.

Navigation

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Dokumente

Möglichkeit zum Hinzufügen von Dokumenten. Diese Dokumente können jeglicher Form sein, welche hier abgelegt werden können.