Lobu 9: Monatliche Arbeiten

Übersicht

Die monatlichen Arbeiten sind unter dem Hauptmenü Lohn erreichbar und sind gemäss Prozessreihenfolge von links nach rechts angeordnet.

Da beim Erstellen der Lohnabrechnung die Standarddaten ab der Person kopiert werden, ist es wichtig, dass zuerst die Anpassungen auf der Person erledigt werden. Ansonsten muss die Anpassung/Korrektur später auf der Lohnabrechnung und der Person gemacht werden.

Verwaltung Mitarbeiterdaten

Eintritte

Es muss zwischen Neueintritten und Wiedereintritten unterschieden werden, weil die Höchstlohnberechnungen innerhalb eines Jahres korrekt abgewickelt werden müssen.

Wiedereintritt

Um einen Wiedereintritt zu erfassen, muss einer bestehenden Person eine neue Anstellung mit dem Datum des Wiedereintritts hinzugefügt werden und gegebenenfalls dass Kennzeichen Aktiv überprüft/erneut gesetzt werden. Anschliessend müssen die bereits hinterlegten Daten kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden.

Neueintritt

Bei einem Neueintritt ist es empfohlen, die Daten ab einer bestehenden Person zu kopieren. Dazu sollte eine Person mit ähnlicher Einstellung verwendet werden (ebenfalls im Monatslohn/Stundenlohn, gleiche Abteilung, ...). Zusätzlich müssen einige Grundinformationen zur Person erfasst werden.

Lohn abrechnen

Lohnabrechnungen können einzeln pro Person erstellt werden oder gesammelt erstellt werden. Bei der gesammelten Erstellung können zusätzliche Angaben zur Lohnperiode erfasst werden (Lohn von/bis, Abrechnungsdatum, Übernehmen des Standard-Lohnes und weitere) verfügbar.

Einzelne Lohnabrechnung erstellen

Beim Erstellen einer einzelnen Lohnabrechnung für eine Person wird immer die nächste Lohnperiode ermittelt und dazu die Lohnabrechnung erstellt. Dabei werden einerseits sämtliche Personendaten (persönliche Daten, Pflichtigkeiten, usw.) auf die Lohnabrechnung kopiert und der Standard-Lohn wird angewendet. Anschliessend besteht die Möglichkeit, die Daten auf der Lohnabrechnung anzupassen. Handelt es sich um eine zukünftig gültige Anpassung, so muss sie auch auf der Person hinterlegt werden.

Mehrere Lohnabrechnungen erstellen

Beim Erstellen mehrerer Lohnabrechnungen können einerseits Einstellungen zur Lohnperiode erfasst werden, andererseits kann der Personenkreis eingeschränkt werden. Sind Einstellungen und Personenkreis korrekt ausgewählt, werden mit "Löhne anlegen" die Lohnabrechnungen entsprechend erstellt.

Einstellungen

Lohn von/bis	Lohnperiode. Lücken zwischen Lohnperioden sind nicht zugelassen. Bei qst-pflichtigen Personen sind hier zwingend Perioden innerhalb desselben Monats zu erfassen. Falls eine Lohnperiode mit einer zweiten Lohnabrechnung korrigiert werden muss, so müssen Lohn von/bis übereinstimmen.
Duplikate anlegen	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, wird bei einer bereits bestehenden Lohnabrechnung für die Periode trotzdem eine zusätzliche Lohnabrechnung erstellt.
Abrechnungsdatum übersteuern	Das Abrechnungsdatum wird im Normalfall nur übersteuert, wenn es sich um eine rückwirkende Korrektur handelt, welche im neuen Jahr oder im neuen Monat abgerechnet werden muss. Finanzbuchhaltung und Jahresabrechnungen werden übersteuert.
Standard-Lohn übernehmen	Im Normalfall soll der Standard-Lohn ab der Person auf die Lohnabrechnung übertragen werden. Falls es sich um eine Nachzahlung oder um eine Korrektur einer Lohnabrechnung handelt, kann dieses Kennzeichen gesetzt werden.
Auszahlung 13. Monatslohn	Falls der Wert übersteuert wird, wird die Auszahlung des 13. Monatslohns entsprechend auf allen neu erstellten Lohnabrechnungen gesetzt. Bei Auszahlung des 13. Monatslohns im November oder Dezember kann diese Einstellung auf "Auszahlen (bis Ende Jahr/Anstellung)" gesetzt werden. Wird der 13. Monatslohn bspw. im Juni anteilig ausbezahlt, so wird beim Erstellen des Juni-Lohns die Einstellung "Auszahlen (pro rata)" gesetzt.

Selektion

Grundsätzliche werden nur die sichtbaren und zur Verarbeitung ausgewählten Personen verarbeitet. Lohnabrechnung können aber nur für aktive Personen erstellt werden, weshalb bei Status zwingend "Aktive Mitarbeiter" auszuwählen ist. Mit dem Mitarbeiterfilter Mitarbeiterfilter kann die Anzeige/Auswahl der zu verarbeitenden Personen gesteuert werden.

Lohn auszahlen

Unter dem Hauptmenü Lohn und der Gruppe Verbuchung findet sich der Menüpunkt Zahlungsauftrag.

Zahlungen/Lohnabrechnungen laden

Löhne können gemäss den erfassten Zahlstellen ausbezahlt werden. Beim Aufrufen schlägt das Programm automatisch den Datumsbereich vor, für welchen

• Zahlungen mit entsprechenden Valuta vorhanden sind oder
• nicht gesperrte Lohnabrechnungen vorhanden sind.

Mit "Laden" werden die ausstehenden Zahlungen/Lohnabrechnungen geladen und angezeigt.

Die Auswahl kann zusätzlich eingeschränkt werden.

Firma Zahlungsort	Alle oder nur Zahlungen zu einer bestimmten Zahlstelle auslisten. Für das Erstellen eines Zahlungsauftrags muss aber schlussendlich eine Zahlstelle ausgewählt werden.
Ohne Zahlungsorte auch verbuchen	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, dann werden Zahlungen, welche keiner fixen Zahlstelle zugeordnet sind, ebenfalls angezeigt/verbucht.
Lohnabrechnungsgruppe	Es werden alle oder Lohnabrechnungen der entsprechenden Lohnabrechnungsgruppe angezeigt/verbucht.

Einstellungen zur Verbuchung

Für jede Zeile kann ausgewählt werden, ob sie verarbeitet werden soll. Die Spalten "Gesperrt" und "Ausgeführt" informieren darüber, ob die Lohnabrechnung bereits gesperrt ist bzw. ob die Zahlung bereits aufgeführt ist.

Bereits ausgeführte Zahlungen werden nie in den Zahlungsauftrag aufgenommen.

Lohnabrechnungen sperren	Für die zur Verarbeitung selektierten Zahlungen wird die Lohnabrechnung gesperrt, damit zukünftig nicht versehentlich Anpassungen vorgenommen werden können. Handelt es sich um eine Vorauszahlung des Lohns, würde aus das Sperren der Lohnabrechnung verzichtet.
Valuta übersteuern	Das Valuta ist auf der Lohnabrechnung gemäss Lohnabrechnungsgruppe und Kalender (Bankfeiertage) ermittelt oder manuell übersteuert worden. Es kann hier für alle zu verarbeitenden Zahlungen übersteuert werden.
Sammelverbuchung	Angaben zur Avisierung durch die Bank. Wahlweise einzelne Belege pro Zahlung, Sammelverbuchung mit/ohne Details. Diese Einstellung kann auf der Zahlstelle hinterlegt werden.
Valuta-Warnung ignorieren	Die Zahlstelle plausibilisiert die Valuta mit dem heutigen Datum. Die Prüfung kann bei Bedarf ignoriert werden.

Verbuchung

Der Knopf zur Verbuchung zeigt das Total des Zahlungsauftrags sowie die Anzahl Zahlungen gemäss Selektion an. Bereits verarbeitete Zahlungen werden nicht eingerechnet. Vor dem Erstellen des Zahlungsauftrags sollte das Total plausibilisiert werden.

Beim Verbuchen wird die Zahlungsdatei erstellt, welche bei den Banken und bei der Post ins e-Banking hochgeladen werden kann.

Archiv der Zahlungen

Erstellte Zahlungsaufträge werden im Archiv abgelegt. Sie können jederzeit erneut gedruckt oder nochmals exportiert werden.