Lobu 9: Monatliche Arbeiten

Übersicht

Die monatlichen Arbeiten sind unter dem Hauptmenü Lohn erreichbar und sind gemäss Prozessreihenfolge von links nach rechts angeordnet.

Da beim Erstellen der Lohnabrechnung die Standarddaten ab der Person kopiert werden, ist es wichtig, dass zuerst die Anpassungen auf der Person erledigt werden. Ansonsten muss die Anpassung/Korrektur später auf der Lohnabrechnung und der Person gemacht werden.

Eintritt Mitarbeiterdaten

Eintritte

Es muss zwischen Neueintritten und Wiedereintritten unterschieden werden, weil die Höchstlohnberechnungen innerhalb eines Jahres korrekt abgewickelt werden müssen.

Wiedereintritt

Um einen Wiedereintritt zu erfassen, muss einer bestehenden Person eine neue Anstellung mit dem Datum des Wiedereintritts hinzugefügt werden und gegebenenfalls dass Kennzeichen Aktiv überprüft/erneut gesetzt werden. Anschliessend müssen die bereits hinterlegten Daten kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden.

Neueintritt

Bei einem Neueintritt ist es empfohlen, die Daten ab einer bestehenden Person zu kopieren. Dazu sollte eine Person mit ähnlicher Einstellung verwendet werden (ebenfalls im Monatslohn/Stundenlohn, gleiche Abteilung, ...). Zusätzlich müssen einige Grundinformationen zur Person erfasst werden.

Untermonatiger Eintritt

Von einem untermonatigen Eintritt spricht man, wenn ein Mitarbeiter nicht am ersten Tag des Monats die Arbeitstätigkeit aufnimmt, sondern an einem beliebigen Tag im Verlaufe des Monats. Lohn, Ferien sowie weitere Sozialversicherungsangelegenheiten werden anteilig berechnet. Beim Register "Lohn" der Lobu 9 kann unter der Rubrik "Mitarbeiter" das genaue Eintrittsdatum des entsprechenden Mitarbeiters mutiert werden.

Wichtig zu beachten ist hier, dass das Eintrittsdatum möglichst rasch eingepflegt wird. So werden Unregelmässigkeiten in der Lobu 9 vermieden.

Mutation Mitarbeiterdaten

Mutieren von Anstellungen, Personendaten und Lohndaten

Jegliche Personendaten Rund um den Lohn, Anstellungen sowie weitere Daten, können jederzeit angepasst werden.

Sollte es in einem Fall zu einem Lohnwechsel oder persönlichen Änderungen bei einem Mitarbeiter kommen, kann so im Reiter "Lohn" unter der Rubrik "Mitarbeiter" das Personenstammblatt geöffnet werden. In den entsprechenden Sparten wie "Allgemein", "Familie", "Lohn" oder "Arbeit" können die jeweiligen Mutationen vorgenommen werden.

Massenmutation von Personendaten und Lohndaten

Bei Bedarf kann auch eine Massenmutation der Mitarbeiter vorgenommen werden. In der Lobu 9 befindet sich im Register "Lohn" die Rubrik "Massenmutation". Im Anschluss können Löhne und Mitarbeiterdaten angepasst werden.

Austritt

Untermonatiger Austritt

Bei einem untermonatigen Austritt endet das Arbeitsverhältnis eines kündenden Mitarbeiters nicht auf den letzten Tag des jeweiligen Monates, sondern an einem beliebigen Tag im Verlauf des Monats. Wichtige Punkte wie Lohnzahlung, Ferienansprüche oder Sozialversicherungsbeiträge werden anteilsmässig noch mit der letzten Gehaltszahlung vergütet. Der letzte Arbeitstag, bzw. der Austritt eines Mitarbeiters wird in der Lobu 9 unter dem Bereich "Lohn" in der Rubrik "Mitarbeiter" kann das Austrittsdatum entsprechend hinterlegt werden.

Das Austrittsdatum sollte möglichst rasch nach Bekanntgabe in der Lobu 9 eingepflegt werden. Dies ist wichtig, damit die anteilsmässigen Auszahlungen und Restposten korrekt vom System erfasst werden.

Minusstunden

Minusstunden entstehen, wenn ein Arbeitnehmender weniger lang arbeitet, als dies in seinem Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Minusstunden können auf Veranlassung des Arbeitnehmenden entstehen, indem er – meist aus persönlichen Gründen – in einer Phase weniger arbeitet, als vereinbart, ohne dafür Ferien zu beziehen. Sie können aber auch auf Veranlassung des Arbeitgebers entstehen, wenn dieser seinen Mitarbeitenden infolge zu wenig Arbeit nach Hause schickt und sie daher weniger als vertraglich vereinbart arbeiten. Bei einem Austritt sind sämtliche Minusstunden aufzuarbeiten, sofern die Minusstunden nicht durch den Arbeitgeber verschuldet sind. Kann der Arbeitnehmer die Minusstunden nicht aufarbeiten (die Gründe dazu können verschieden sein), so ist ein anteilsmässiger Lohnabzug vorzunehmen. Sind die Minusstunden wiederum durch den Arbeitgeber verschuldet, darf dieser keine Lohnabzüge vornehmen. Siehe dazu auch Art. 324 OR

Leistet ein Mitarbeiter nicht die vorhergesehene Arbeitszeit und kann diese auch nicht aufarbeiten, so kann in der Lobu 9 beim Reiter "Stammdaten" unter der Rubrik "Lohnarten" ein Abzug unter dem Code "Lohnabzug" gewährt werden. Die Überstunden, resp. die generellen Arbeitszeiten können in der Lobu 9 unter dem Bereich "Zeit" in der Rubrik "Zeitabrechnung" eingesehen werden.

Auszahlung von Überstunden

Der Arbeitsvertrag enthält in der Regel die Sollstunden, die Arbeitnehmende pro Woche zu leisten haben. Wird auf Anordnung des Arbeitgebers oder aus Notwendigkeit mehr gearbeitet als diese Sollstunden, handelt es sich um Überstunden, sofern nicht die im Schweizer Arbeitsgesetz festgelegte wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 bzw. 50 Stunden überschritten wird. Um eine Mehrbelastung für Arbeitnehmende zu verhindern, sollten Überstunden die Ausnahme bleiben. Die Abgeltung von ordnungsgemäss geleisteten Überstunden richtet sich entweder nach den Regelungen im Schweizer Obligationenrecht (Art. 321 c) oder nach den schriftlichen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden. Im Arbeitsvertrag können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmende auf die Kompensation von Überstunden durch Freizeit in mindestens gleicher Dauer einigen (Art. 321 c Abs. 2 OR). Beide Parteien müssen mit dieser Regelung einverstanden sein.

Verbucht werden die ausbezahlten Überstunden in der Lobu 9 unter den "Stammdaten" im Bereich "Lohnarten". Dabei wird der Code "Ueberzeit" benutzt. Die Überstunden, resp. die generellen Arbeitszeiten können in der Lobu 9 unter dem Bereich "Zeit" in der Rubrik "Zeitabrechnung" eingesehen werden. Überstunden sind nicht mit Überzeit zu verwechseln. Überzeit ist die Zeit, welche man über die gesetzliche Sollzeit leistet. Das heisst, wenn auch die Überstunden übertroffen werden.

Auszahlung von Ferien

Ferien sind grundsätzlich zu beziehen und dürfen nicht ausbezahlt werden. Eine Ausnahme besteht am Ende des Arbeitsverhältnisses, sofern ein Bezug aus dringenden betrieblichen Gründen nicht mehr möglich ist oder sofern der Ferienanspruch die verbleibende Zeit bis zur Beendigung überschreitet.

Die Ferienansprüche sind in der Lobu 9 im Reiter "Zeit" unter der Rubrik "Zeitabrechnung" einzusehen. Kann ein Mitarbeiter vor seinem Austritt nicht alle Ferientage beziehen, so können die entsprechenden Rest-Tage bei "Lohnarten" unter dem Code "Ferienvergütung" ausbezahlt werden.

Lohn abrechnen

Lohnabrechnungen können einzeln pro Person erstellt werden oder gesammelt erstellt werden. Bei der gesammelten Erstellung können zusätzliche Angaben zur Lohnperiode erfasst werden (Lohn von/bis, Abrechnungsdatum, Übernehmen des Standard-Lohnes und weitere) verfügbar.

Einzelne Lohnabrechnung erstellen

Beim Erstellen einer einzelnen Lohnabrechnung für eine Person wird immer die nächste Lohnperiode ermittelt und dazu die Lohnabrechnung erstellt. Dabei werden einerseits sämtliche Personendaten (persönliche Daten, Pflichtigkeiten, usw.) auf die Lohnabrechnung kopiert und der Standard-Lohn wird angewendet. Anschliessend besteht die Möglichkeit, die Daten auf der Lohnabrechnung anzupassen. Handelt es sich um eine zukünftig gültige Anpassung, so muss sie auch auf der Person hinterlegt werden.

Um eine einzelne Lohnabrechnung zu erstellen, navigiert man im Lobu 9 zum Register "Lohn". Unter "Lohnabrechnung gelangt man zu den Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter, welche hinterlegt sind. Für eine einzelne Erstellung wählt man einen Mitarbeiter aus und klickt auf das "Plus" Zeichen auf der linken Seite (siehe Bild).

Mehrere Lohnabrechnungen erstellen

Beim Erstellen mehrerer Lohnabrechnungen können einerseits Einstellungen zur Lohnperiode erfasst werden, andererseits kann der Personenkreis eingeschränkt werden. Sind Einstellungen und Personenkreis korrekt ausgewählt, werden mit "Löhne anlegen" die Lohnabrechnungen entsprechend erstellt.

Einstellungen

Lohn von/bis	Lohnperiode. Lücken zwischen Lohnperioden sind nicht zugelassen. Bei qst-pflichtigen Personen sind hier zwingend Perioden innerhalb desselben Monats zu erfassen. Falls eine Lohnperiode mit einer zweiten Lohnabrechnung korrigiert werden muss, so müssen Lohn von/bis übereinstimmen.
Duplikate anlegen	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, wird bei einer bereits bestehenden Lohnabrechnung für die Periode trotzdem eine zusätzliche Lohnabrechnung erstellt.
Abrechnungsdatum übersteuern	Das Abrechnungsdatum wird im Normalfall nur übersteuert, wenn es sich um eine rückwirkende Korrektur handelt, welche im neuen Jahr oder im neuen Monat abgerechnet werden muss. Finanzbuchhaltung und Jahresabrechnungen werden übersteuert.
Standard-Lohn übernehmen	Im Normalfall soll der Standard-Lohn ab der Person auf die Lohnabrechnung übertragen werden. Falls es sich um eine Nachzahlung oder um eine Korrektur einer Lohnabrechnung handelt, kann dieses Kennzeichen gesetzt werden.
Auszahlung 13. Monatslohn	Falls der Wert übersteuert wird, wird die Auszahlung des 13. Monatslohns entsprechend auf allen neu erstellten Lohnabrechnungen gesetzt. Bei Auszahlung des 13. Monatslohns im November oder Dezember kann diese Einstellung auf "Auszahlen (bis Ende Jahr/Anstellung)" gesetzt werden. Wird der 13. Monatslohn bspw. im Juni anteilig ausbezahlt, so wird beim Erstellen des Juni-Lohns die Einstellung "Auszahlen (pro rata)" gesetzt.

Selektion

Grundsätzlich werden nur die sichtbaren und zur Verarbeitung ausgewählten Personen verarbeitet. Lohnabrechnung können aber nur für aktive Personen erstellt werden, weshalb bei Status zwingend "Aktive Mitarbeiter" auszuwählen ist. Mit dem Mitarbeiterfilter Mitarbeiterfilter kann die Anzeige/Auswahl der zu verarbeitenden Personen gesteuert werden.

Lohn auszahlen

Unter dem Hauptmenü Lohn und der Gruppe Verbuchung findet sich der Menüpunkt Zahlungsauftrag.

Zahlungen/Lohnabrechnungen laden

Löhne können gemäss den erfassten Zahlstellen ausbezahlt werden. Beim Aufrufen schlägt das Programm automatisch den Datumsbereich vor, für welchen

• Zahlungen mit entsprechenden Valuta vorhanden sind oder
• nicht gesperrte Lohnabrechnungen vorhanden sind.

Mit "Laden" werden die ausstehenden Zahlungen/Lohnabrechnungen geladen und angezeigt.

Die Auswahl kann zusätzlich eingeschränkt werden.

Firma Zahlungsort	Alle oder nur Zahlungen zu einer bestimmten Zahlstelle auslisten. Für das Erstellen eines Zahlungsauftrags muss aber schlussendlich eine Zahlstelle ausgewählt werden.
Ohne Zahlungsorte auch verbuchen	Ist dieses Kennzeichen gesetzt, dann werden Zahlungen, welche keiner fixen Zahlstelle zugeordnet sind, ebenfalls angezeigt/verbucht.
Lohnabrechnungsgruppe	Es werden alle oder Lohnabrechnungen der entsprechenden Lohnabrechnungsgruppe angezeigt/verbucht.

Einstellungen zur Verbuchung

Für jede Zeile kann ausgewählt werden, ob sie verarbeitet werden soll. Die Spalten "Gesperrt" und "Ausgeführt" informieren darüber, ob die Lohnabrechnung bereits gesperrt ist bzw. ob die Zahlung bereits aufgeführt ist.

Bereits ausgeführte Zahlungen werden nie in den Zahlungsauftrag aufgenommen.

Lohnabrechnungen sperren	Für die zur Verarbeitung selektierten Zahlungen wird die Lohnabrechnung gesperrt, damit zukünftig nicht versehentlich Anpassungen vorgenommen werden können. Handelt es sich um eine Vorauszahlung des Lohns, würde aus das Sperren der Lohnabrechnung verzichtet.
Valuta übersteuern	Das Valuta ist auf der Lohnabrechnung gemäss Lohnabrechnungsgruppe und Kalender (Bankfeiertage) ermittelt oder manuell übersteuert worden. Es kann hier für alle zu verarbeitenden Zahlungen übersteuert werden.
Sammelverbuchung	Angaben zur Avisierung durch die Bank. Wahlweise einzelne Belege pro Zahlung, Sammelverbuchung mit/ohne Details. Diese Einstellung kann auf der Zahlstelle hinterlegt werden.
Valuta-Warnung ignorieren	Die Zahlstelle plausibilisiert die Valuta mit dem heutigen Datum. Die Prüfung kann bei Bedarf ignoriert werden.

Verbuchung

Der Knopf zur Verbuchung zeigt das Total des Zahlungsauftrags sowie die Anzahl Zahlungen gemäss Selektion an. Bereits verarbeitete Zahlungen werden nicht eingerechnet. Vor dem Erstellen des Zahlungsauftrags sollte das Total plausibilisiert werden.

Beim Verbuchen wird die Zahlungsdatei erstellt, welche bei den Banken und bei der Post ins e-Banking hochgeladen werden kann.

Archiv der Zahlungen

Erstellte Zahlungsaufträge werden im Archiv abgelegt. Sie können zu jeder Zeit erneut gedruckt oder nochmals exportiert werden. Das Archiv wird zuoberst im gelben Balken bei "Zahlungsauftrag" aufgerufen

Versandarten der Lohnabrechnungen

Es bestehen unterschiedliche Versandarten der Lohnabrechnungen. Zum einen besteht die Möglichkeit des Versandes via Mail und dem manuellen Weg via Post. Auf welchem Wege der Versand erfolgt, ist abhängig vom jeweiligen Mitarbeiter. In der Lobu 9 kann dem Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung das Häkchen "Lohnabrechnung via Mail" der Versand erlaubt werden. Dies erfolgt nur nach dem Einverständnis des jeweiligen Mitarbeiters. Die Einstellung dafür ist gemäss der Grafik im Bereich "Mitarbeiter verwalten" ersichtlich.

Gelb markierter Text für Zulassung per Email

Versand via Mail

Wenn das Häkchen für den Versand via Mail gesetzt wurde, wird automatisch ein Passwort generiert, da die Lohnabrechnung verschlüsselt versendet wird. Das Passwort ist vertraulich zu behandeln und darf nicht weitergegeben werden. Um den Versand via Mail durchzuführen navigiert man in der Lobu 9 wie folgt: Lohnabrechnung -> Mehrere Lohnabrechnungen drucken (siehe Grafik unten) -> Spalte "Lohnabrechnungen per E-Mail" auf "erlaubt" wählen -> Lohnabrechnungen drucken -> Reiter "E-Mail" auswählen

Manueller Versand

Für diejenigen Mitarbeiter, welche keinen Mail-Versand wünschen, bzw. erlauben, besteht die Möglichkeit des manuellen Versandes via Post oder der persönlichen Aushändigung. Dazu geht man in der Lobu 9 wie folgt vor: Lohnabrechnung -> Mehrere Lohnabrechnungen drucken (siehe Grafik unten) -> Spalte "Lohnabrechnungen per E-Mail" auf "nicht erlaubt" wählen -> Lohnabrechnungen drucken -> Reiter "Drucker" beibehalten -> Drucken

Mehrere Lohnabrechnungen drucken/versenden

In vielen Fällen bedarf es einem Versand von gleich mehreren Lohnabrechnungen. Nebst dem Versand besteht auch die Möglichkeit des Druckens. Um auf diese Funktion zuzugreifen, muss unter dem Bereich "Lohn" das Register "Lohnabrechnung" geöffnet werden. Mittels Druckersymbol (es sind zwei Drucker abgebildet) können die Lohnabrechnungen entweder elektronisch versendet oder ausgedruckt werden.

Um eine einzelne oder auch mehrere Lohnabrechnung zu erstellen, navigiert man im Lobu 9 zum Register "Lohn". Unter "Lohnabrechnung" gelangt man zu den Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter, welche hinterlegt sind. Für einen einzelnen Druck oder Versand wählt man einen Mitarbeiter aus und klickt auf eines der zwei Druckersymbole auf der rechten Seite (siehe Bild)

Fibu-Verbuchung

Nach der Erstellung aller Lohnabrechnungen einer Monatsperiode, müssen diese noch korrekterweise in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. In der Lobu 9 wird hierzu das Register "Lohn" aufgerufen. Unter dem Reiter "Finanzbuchhaltung" öffnen sich die entsprechenden Buchungen. Zunächst muss der jeweilige Monat ("Buchungen von / bis") angegeben werden, ehe die Daten mit dem untenstehenden Klick "Verbuchen und Exportieren" verbucht werden.

Monatliche Quellensteuermeldung

Die Quellensteuer ist eine Steuer, die direkt vom Einkommen abgezogen wird. Personen, die zwar in der Schweiz wohnhaft sind, aber noch keine Niederlassungsbewilligung besitzen, sind quellensteuerpflichtig. Dasselbe gilt für Personen, die keinen steuerrechtlichen Wohnsitz in der Schweiz für ihre Einkommen haben. Gemeint sind hiermit zum Beispiel Grenzgänger und Grenzgängerinnen.

Die Quellensteuer wird der zuständigen Behörde des Kantons monatlich gemeldet. In der Lobu 9 ist das Vorgehen ebenfalls definiert: Unter dem Reiter "Lohn" findet man die Rubrik "Monatliche Lohnmeldung". In dieser Tabelle werden das Datum, Kanton, Tarif und der Lohn angegeben und so dem entsprechenden Kanton gemeldet.